Ada beragam cara untuk membuat waktu Anda lebih efektif. Setiap orang biasanya punya caranya sendiri. Namun apa yang ditulis entrepreneur sukses Tim Ferriss (38 tahun) dalam bukunya The 4-Hour Workweek, barangkali bisa kita jadikan pertimbangan tambahan.
Ferriss menyebutkan setidaknya ada sembilan hal yang perlu diperhatikan.
1. Jangan menjawab telepon dari nomor yang tidak Anda kenal
Nomor telepon yang bukan dari daftar telepon kadang kerap memberikan gangguan yang tak perlu sehingga tanpa terasa menyita banyak waktu kita. Bukannya berlaku sombong, tapi kalau memang dirasa perlu, aktifkan voicemail atau pesan suara, sehingga jika memang benar-benar penting, orang yang nomornya tidak kita kenal pasti akan meninggalkan pesan kepada kita. Jika tidak, lupakan.
2. Jangan membuka email di waktu awal hari atau di waktu hendak istirahat malam
Ferriss menyebut, banyak orang tersita waktunya jika ia kemudian terganggu pesan di email saat sebelum mulai bekerja. Sedangkan saat sebelum istirahat, jika ia membuka email, biasanya malah akan berujung insomnia. Ferriss menganjurkan, lakukan saja dulu pekerjaan yang sudah direncakan sebelumnya, setelah setidaknya satu pekerjaan selesai, sekitar pukul 10 pagi, barulah Anda membuka email dan menjawab serta memilih mana email yang paling prioritas untuk segera dijawab.
3. Jangan menyetujui untuk melakukan meeting yang tidak memiliki agenda yang sudah pasti
Banyak meeting yang diadakan berujung pada hal-hal kurang efektif. Padahal, jika semua direncanakan dengan tepat, meeting yang efektif hanya perlu waktu 30 menit. Sisanya, kerap diisi dengan percakapan tak perlu. Hal tersebut akan membuat gangguan fokus Anda menyelesaikan pekerjaan jadi lebih banyak.
4. Kurangi pembicaraan yang bersifat pribadi
Mungkin ini terkesan sombong dalam budaya Indonesia atau budaya Timur, tapi harus mulai dibiasakan. Ferriss mengatakan, saat bertelepon untuk urusan bisnis, segera ungkapkan tujuan Anda. Jika memang ingin mengobrol atau mendengar kabar pribadi dari lawan bicara, tentu ada waktu tersendiri yang bisa Anda atur jadwalnya.
5. Jangan membuka email kantor di setiap waktu
Menurut Ferriss, kebiasaan membuka email sewaktu-waktu hanya akan membuat kita menunda lebih banyak pekerjaan. Karena itu, jika ingin membuka email, atur jadwalnya, misalnya saat selesai makan siang atau jam-jam tertentu yang dirasa cukup efektif dan tidak mengganggu pekerjaan utama kita. Tentu, perlu kekecualian jika tiba-tiba muncul pesan bahwa ada email penting yang harus segera dijawab.
6. Jangan banyak berkomunikasi dengan “orang-orang yang bukan prioritas”
Sekali lagi, ini bukan sebuah kesombongan. Melainkan, bagaimana cara agar kita bisa memaksimalkan waktu yang kita miliki. Lakukan skala 80/20 untuk memilah. Metode ini adalah metode untuk mencari tahu, mana orang atau kegiatan yang jika 20% dikerjakan bisa memberi dampak 80% pekerjaan selesai. Sebaliknya, mana 20% kegiatan atau orang yang jika dituruti, malah menghabiskan 80% waktu kita. Dengan membuat semacam daftar prioritas tersebut, kita bisa memilih dan memilah hal yang akan memberi lebih banyak manfaat bagi hidup kita.
7. Jangan membiasakan bekerja tanpa skala prioritas
Menyambung konsep 80/20 tadi, maka Anda harus mulai selalu memiliki prioritas dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan. Sebab, jika tidak memiliki skala prioritas, biasanya pekerjaan semua jadi tampak penting untuk dikerjakan segera. Ujungnya, malah kita sendiri yang kerepotan dan tak fokus, hingga malah kebingungan.
8. Jangan biasakan menyalakan telepon genggam 24 jam seminggu penuh
Kalau perlu, matikan ponsel dalam jam tertentu. Bagaimana jika ada hal penting? Jika penting sekali, pasti masih ada banyak cara untuk menghubungi kita. Bukankah kita bukan seorang kepala negara, yang setiap saat harus update terhadap isu penting mengenai orang banyak? Ferriss menganjurkan, paling tidak, matikan sejenak ponsel Anda di hari libur (days-off), sehingga Anda juga bisa beristirahat maksimal.
9. Jangan membiasakan menjawab "ya" untuk semua pekerjaan
Kadang, demi karier atau bisnis yang lebih cemerlang, kita perlu untuk melakukan banyak hal dalam waktu yang tak banyak. Coba pikirkan ulang untuk berkata "tidak" jika kita memang merasa tidak sanggup mengerjakan semua hal yang menumpuk. Ferriss mengatakan, hidup tak semua berhubungan dengan pekerjaan. Berikan diri sendiri kesempatan untuk istirahat, sehingga saat mulai kembali bekerja justru bisa lebih optimal.
Ferriss menyebutkan setidaknya ada sembilan hal yang perlu diperhatikan.
1. Jangan menjawab telepon dari nomor yang tidak Anda kenal
Nomor telepon yang bukan dari daftar telepon kadang kerap memberikan gangguan yang tak perlu sehingga tanpa terasa menyita banyak waktu kita. Bukannya berlaku sombong, tapi kalau memang dirasa perlu, aktifkan voicemail atau pesan suara, sehingga jika memang benar-benar penting, orang yang nomornya tidak kita kenal pasti akan meninggalkan pesan kepada kita. Jika tidak, lupakan.
2. Jangan membuka email di waktu awal hari atau di waktu hendak istirahat malam
Ferriss menyebut, banyak orang tersita waktunya jika ia kemudian terganggu pesan di email saat sebelum mulai bekerja. Sedangkan saat sebelum istirahat, jika ia membuka email, biasanya malah akan berujung insomnia. Ferriss menganjurkan, lakukan saja dulu pekerjaan yang sudah direncakan sebelumnya, setelah setidaknya satu pekerjaan selesai, sekitar pukul 10 pagi, barulah Anda membuka email dan menjawab serta memilih mana email yang paling prioritas untuk segera dijawab.
3. Jangan menyetujui untuk melakukan meeting yang tidak memiliki agenda yang sudah pasti
Banyak meeting yang diadakan berujung pada hal-hal kurang efektif. Padahal, jika semua direncanakan dengan tepat, meeting yang efektif hanya perlu waktu 30 menit. Sisanya, kerap diisi dengan percakapan tak perlu. Hal tersebut akan membuat gangguan fokus Anda menyelesaikan pekerjaan jadi lebih banyak.
4. Kurangi pembicaraan yang bersifat pribadi
Mungkin ini terkesan sombong dalam budaya Indonesia atau budaya Timur, tapi harus mulai dibiasakan. Ferriss mengatakan, saat bertelepon untuk urusan bisnis, segera ungkapkan tujuan Anda. Jika memang ingin mengobrol atau mendengar kabar pribadi dari lawan bicara, tentu ada waktu tersendiri yang bisa Anda atur jadwalnya.
5. Jangan membuka email kantor di setiap waktu
Menurut Ferriss, kebiasaan membuka email sewaktu-waktu hanya akan membuat kita menunda lebih banyak pekerjaan. Karena itu, jika ingin membuka email, atur jadwalnya, misalnya saat selesai makan siang atau jam-jam tertentu yang dirasa cukup efektif dan tidak mengganggu pekerjaan utama kita. Tentu, perlu kekecualian jika tiba-tiba muncul pesan bahwa ada email penting yang harus segera dijawab.
6. Jangan banyak berkomunikasi dengan “orang-orang yang bukan prioritas”
Sekali lagi, ini bukan sebuah kesombongan. Melainkan, bagaimana cara agar kita bisa memaksimalkan waktu yang kita miliki. Lakukan skala 80/20 untuk memilah. Metode ini adalah metode untuk mencari tahu, mana orang atau kegiatan yang jika 20% dikerjakan bisa memberi dampak 80% pekerjaan selesai. Sebaliknya, mana 20% kegiatan atau orang yang jika dituruti, malah menghabiskan 80% waktu kita. Dengan membuat semacam daftar prioritas tersebut, kita bisa memilih dan memilah hal yang akan memberi lebih banyak manfaat bagi hidup kita.
7. Jangan membiasakan bekerja tanpa skala prioritas
Menyambung konsep 80/20 tadi, maka Anda harus mulai selalu memiliki prioritas dalam menyelesaikan berbagai pekerjaan. Sebab, jika tidak memiliki skala prioritas, biasanya pekerjaan semua jadi tampak penting untuk dikerjakan segera. Ujungnya, malah kita sendiri yang kerepotan dan tak fokus, hingga malah kebingungan.
8. Jangan biasakan menyalakan telepon genggam 24 jam seminggu penuh
Kalau perlu, matikan ponsel dalam jam tertentu. Bagaimana jika ada hal penting? Jika penting sekali, pasti masih ada banyak cara untuk menghubungi kita. Bukankah kita bukan seorang kepala negara, yang setiap saat harus update terhadap isu penting mengenai orang banyak? Ferriss menganjurkan, paling tidak, matikan sejenak ponsel Anda di hari libur (days-off), sehingga Anda juga bisa beristirahat maksimal.
9. Jangan membiasakan menjawab "ya" untuk semua pekerjaan
Kadang, demi karier atau bisnis yang lebih cemerlang, kita perlu untuk melakukan banyak hal dalam waktu yang tak banyak. Coba pikirkan ulang untuk berkata "tidak" jika kita memang merasa tidak sanggup mengerjakan semua hal yang menumpuk. Ferriss mengatakan, hidup tak semua berhubungan dengan pekerjaan. Berikan diri sendiri kesempatan untuk istirahat, sehingga saat mulai kembali bekerja justru bisa lebih optimal.
No comments:
Post a Comment